L’archivage des communications relevant de l’AMF repose sur une obligation d’enregistrement des services fournis et des transactions effectuées, avec une durée de conservation qui dépend de votre activité. Pour les services d’investissement, elle est de cinq ans, et l’autorité peut demander de la porter à sept ans.
Cet article s’adresse aux dirigeants de sociétés de gestion, de cabinets et de réseaux de distribution qui doivent structurer leur dispositif. Il distingue ce qui relève de l’enregistrement réglementaire, de la conservation des supports marketing et de la preuve d’intégrité.
La synthèse des contrôles SPOT publiée par l’AMF en septembre 2026 rappelle que les SGP et les PSI autres que les SGP sont soumis à une obligation générale d’enregistrement de tout service fourni et de toute transaction effectuée. Pour les SGP, cela inclut les conversations téléphoniques susceptibles de donner lieu à un service d’investissement ou à une transaction.
Le périmètre exact dépend donc de votre statut et de vos activités. Un cabinet de gestion de patrimoine qui fournit du conseil en investissement, une société de gestion qui gère des fonds et un distributeur qui transmet des ordres ne portent pas exactement les mêmes obligations.
Un point de méthode simple : listez vos activités agréées, puis associez chacune à sa source réglementaire. C’est la base de tout le reste, car les durées et les modalités en découlent.
La même synthèse précise que, pour les SGP, les sources varient selon ce que vous faites. Le tableau ci-dessous les résume.
| Activité | Source réglementaire |
|---|---|
| Services d’investissement | Code monétaire et financier (CMF) et règlement délégué MIF 2 |
| Gestion de FIA | Règlement délégué AIFM |
| Gestion d’OPCVM | Règlement général de l’AMF |
Si vous relevez aussi de l’ACPR, par exemple pour de l’intermédiation en assurance, vos obligations de présentation et de conseil suivent d’autres textes. Votre archivage doit alors couvrir les deux régimes, sans doublon ni trou.
Le cœur de l’obligation porte sur les échanges qui peuvent mener à un service ou à une transaction. L’AMF indique que les conversations téléphoniques susceptibles de donner lieu à un conseil en investissement doivent être enregistrées lorsqu’elles peuvent aussi conduire à une transaction.
Le critère n’est donc pas le canal, mais la finalité de l’échange. Un appel de prise de nouvelles sans lien avec un ordre ne se traite pas comme un appel où un client évoque un arbitrage.
En pratique, un dispositif solide distingue quatre familles de pièces :
Les trois premières familles relèvent de l’enregistrement. La quatrième relève de la preuve de conformité de vos messages, que nous détaillons plus bas.
La durée dépend de l’activité. Selon la synthèse SPOT de 2026, elle est de cinq ans pour les services d’investissement, d’au moins cinq ans pour la gestion de FIA et d’au moins six mois sans dépasser cinq ans pour les OPCVM. Pour les services d’investissement, elle peut être portée à sept ans à la demande de l’autorité compétente.
| Activité | Durée de conservation | Référence |
|---|---|---|
| Services d’investissement | 5 ans, jusqu’à 7 ans sur demande de l’autorité | Article 76(8) du RD MIF 2 et L. 533-10 (III) du CMF |
| Gestion de FIA | Au moins 5 ans | Article 66(1) du RD AIFM |
| Gestion d’OPCVM | Entre 6 mois et 5 ans | Article 321-73 du RG AMF |
Les références figurent dans la même synthèse de l’AMF. Retenez que l’AMF ou l’ACPR peut demander l’allongement à sept ans pour les services d’investissement.
Si vous cumulez plusieurs activités, appliquez la durée la plus longue à l’ensemble d’une même relation client, puis purgez selon un calendrier documenté. Une politique de rétention écrite, validée par la direction et le contrôle de la conformité, évite les décisions au cas par cas.
Pensez aussi à la protection des données : conserver trop longtemps est un risque, comme conserver trop peu. La politique doit indiquer la durée, la raison et le processus de suppression.
La règle ne s’arrête pas au téléphone. La synthèse SPOT de 2026 indique que les communications électroniques liées aux transactions ou aux services relatifs aux ordres doivent être enregistrées. Les systèmes intègrent des fonctions d’horodatage, d’archivage et de piste d’audit.
Un email au client confirmant un arbitrage entre donc dans le champ. Une conversation WhatsApp où un collaborateur reçoit une instruction aussi, même si l’outil n’a pas été choisi par l’entreprise.
Ce dernier cas est le plus risqué. Un message privé sur un réseau social, un SMS depuis un mobile personnel ou une messagerie chiffrée grand public échappent à vos systèmes, alors que l’échange reste professionnel.
L’AMF recommande, dans sa synthèse de 2020, de mentionner dans le règlement intérieur et d’informer préalablement les collaborateurs que leurs communications professionnelles sont enregistrées. C’est une mesure peu coûteuse, à intégrer dans le règlement intérieur et dans les contrats d’embauche.
Archiver ne suffit pas : il faut pouvoir prouver que l’archive est fidèle. L’article 321-71 du règlement général impose que les supports permettent à l’AMF d’accéder facilement aux enregistrements, de reconstituer les étapes clés des transactions et de vérifier les corrections ou modifications, sans possibilité de manipulation ou d’altération.
Cela suppose un support durable, des droits d’accès maîtrisés et un journal des opérations. Un stockage de données chiffré fait partie des briques utiles pour protéger la confidentialité des archives de vos équipes financières.
Le test pratique est simple : si l’AMF vous demande un échange vieux de quatre ans, combien de temps mettez vous à le retrouver, et pouvez vous démontrer qu’il n’a pas été modifié ?
L’AMF identifie comme bonne pratique, en 2020 comme en 2026, la mention sur un support durable de l’existence des enregistrements et de la possibilité pour le client d’en obtenir une copie. Cette phrase se place naturellement dans la lettre de mission ou les conditions générales.
La même source relève comme mauvaise pratique l’absence de suivi et de gestion des incidents, notamment l’absence de fichier de suivi. Un simple registre qui consigne les pannes d’enregistrement, leur cause et leur correction suffit à montrer que le dispositif est piloté.
C’est la situation la plus fréquente : un client écrit sur une messagerie que l’entreprise n’enregistre pas. La synthèse SPOT de 2026 attend des professionnels qu’ils prennent toutes les mesures raisonnables pour empêcher l’usage d’équipements privés qu’ils ne peuvent enregistrer ou copier.
Concrètement, cela passe par une charte des canaux autorisés, par la formation des équipes et par un contrôle périodique. Quand un client sollicite un canal non couvert, la bonne réponse est de le ramener vers un canal enregistré, puis de consigner l’échange.
| Situation | Réflexe recommandé |
|---|---|
| Un client envoie un ordre par messagerie grand public | Répondre que l’ordre doit passer par un canal enregistré, puis documenter |
| Un collaborateur utilise son mobile personnel | Rappeler la charte et lui fournir un outil professionnel enregistré |
| Un échange a déjà eu lieu hors canal | Le consigner dans le registre des incidents et corriger la pratique |
L’enregistrement des échanges ne couvre pas vos contenus de marque. Pourtant, en cas de contrôle, vous devrez pouvoir montrer ce que vous avez publié, à quelle date et sur quels éléments. La recommandation de l’ACPR du 14 décembre 2022 indique que les communications publicitaires, notamment en assurance vie, doivent reposer sur des éléments objectifs et précis, avec des arguments clairs et une lutte contre l’éco-blanchiment.
Le rapport ACPR et AMF de 2019 rappelle de son côté que les pratiques liées à la digitalisation ne doivent pas dégrader la qualité de l’information et du conseil délivrés aux clients. Un contenu LinkedIn, un email de prospection ou un webinaire sont concernés au même titre qu’une plaquette.
Pour chaque publication, conservez :
Nous détaillons ces points dans nos guides sur la conformité AMF de la communication, les mentions légales de la publicité financière et la publicité en assurance.
Un dispositif crédible n’a pas besoin d’être lourd. Il doit surtout être écrit, appliqué et vérifiable.
Le test de restitution est le plus parlant. Choisissez un échange au hasard, retrouvez le, reconstituez le contexte et vérifiez l’intégrité. Si l’exercice prend une journée, votre dispositif est trop fragile.
Trois fautes dominent : des canaux informels tolérés, une rétention différente d’un service à l’autre sans politique écrite, et des archives que personne n’a jamais essayé de restituer. Les deux premières se corrigent par la gouvernance, la troisième par un exercice annuel.
Une checklist de revue de vos pratiques de communication est proposée dans notre audit marketing pour cabinet financier.
Chez Digital Dandy, nous voyons l’archivage comme un sujet qui touche autant la conformité que la marque. Un cabinet qui maîtrise ce qu’il dit, où il le dit et comment il le prouve inspire confiance à ses clients et à ses partenaires.
Nous travaillons exclusivement avec des acteurs de la finance, et nous connaissons les cycles de vente longs, les contraintes réglementaires et les enjeux patrimoniaux. Cela nous conduit à penser la production de contenus, la communication LinkedIn des dirigeants et les campagnes d’acquisition avec un réflexe : chaque message doit pouvoir être justifié et retrouvé.
Nous recommandons donc d’intégrer la conformité dès la conception des contenus, plutôt que de la traiter en fin de chaîne. C’est ainsi qu’une équipe réduite garde le rythme de publication sans s’exposer.
Digital Dandy
Si vous voulez publier régulièrement tout en gardant un circuit de validation propre, nous intervenons comme un bras droit marketing externalisé. Notre accompagnement couvre le positionnement de marque, la communication LinkedIn des dirigeants et des ateliers sur mesure, sans que vous ayez à recruter une équipe interne.
Pour en parler, rendez vous sur notre site ou découvrez comment un cabinet de gestion de patrimoine parisien a fidélisé sa communauté par l’emailing.
L’obligation dépend de votre statut et des services que vous fournissez. La synthèse SPOT vise les SGP et les PSI, et retient les conversations susceptibles de donner lieu à un service d’investissement ou à une transaction. Vérifiez votre périmètre avec votre responsable conformité ou votre association professionnelle.
Pour les services d’investissement, la durée est de cinq ans, avec une possible extension à sept ans à la demande de l’autorité compétente. Pour la gestion de FIA, elle est d’au moins cinq ans. Pour les OPCVM, elle va de six mois à cinq ans.
Ramenez l’échange vers un canal enregistré et consignez l’incident. L’AMF attend des mesures raisonnables pour empêcher l’usage d’équipements privés que vous ne pouvez ni enregistrer ni copier.
L’AMF cite comme bonne pratique la mention, sur un support durable, de l’existence des enregistrements et de la possibilité d’en obtenir une copie. Elle recommande aussi d’informer préalablement les collaborateurs.
